2.7.1 理货的概念和意义
理货是随着水上贸易运输的出现而产生的，英文叫TALLY，其含义为计数用的筹码。最早的理货工作就是计数。现在，理货的工作范围已经发生变化。理货是指船方或货主根据运输合同在装运港和卸货港收受和交付货物时，委托港口的理货机构代理完成的在港口对货物进行计数、检查货物残损、指导装舱积载，制作有关单证等工作。
理货工作的意义：
（1） 外轮理货是对外贸易和国际海上货物运输中不可缺少的一项工作。它履行判断货物交接数字和状态的职能，对承、托双方履行运输契约，船方保质保量的完成运输任务，都具有重要意义。
（2） 外轮理货在一定程度上能够影响到船舶和货物的安全。在装船过程中，理货人员对货物积载富有监督指导的责任，而且要准确的反映在货物积载图上，因此理货工作的好坏对保障航行安全和货物在运输途中的安全，具有十分重要的意义。
（3） 外轮理货是国家对外的一个窗口。理货人员在外轮上，工作时间长，接触船员广，他们的言行和工作代表了一个国家理货人员的素质，反映了一个国家和民族的精神面貌。
（4） 外轮理货在一定程度上能够影响到国家对外贸易的顺利进行和发展。出口货物，理货把最后一道关；进口货物，理货把第一道关。因此，它对于买卖双方履行贸易合同，按质按量的交易货物，促进贸易双方的相互信任，以及船公司经营航线的积极性，都具有重要意义。
2.7.2 理货工作的内容
（一） 理货单证
理货单证是指理货机构在理货业务中使用和出具的单证。
理货单证是反映船舶载运货物在港口交接当时的数量和状态的实际情况的原始记录，因此它具有凭证和证据的性质。理货机构一般是公正性或证明型的机构，理货人员编制的理货单证，其凭据或证据就具有法律效率。
理货单证的作用：
1、 承运人与托运人或提单持有人之间办理货物数字和外表状态交接的证明；
2、 承运人、托运人、提单持有人以及港方、保险人之间处理货物索赔案件的凭证；
3、 船舶发生海事时，处理海事案件的主要资料，这里主要是指货物积载图的作用；
4、 港口安排作业，收货人安排提货的主要依据。这里主要是指货物实际积载图和分舱单的作用；
5、 船舶在航行途中，保管照料货物的主要依据；
6、 买卖双方履行合同情况的主要凭证；
7、 理货机构处理日常业务往来的主要依据。
理货单证的种类有：
理货委托书（APPLICATION FOR TALLY）；
计数单（TALLY SHEET），是理货员理货计数的原始记录；
现场纪录（ON-THE-SPOT RECORD），是理货员记载货物异常状态和现场情况的原始凭证；
日报单（DAILY REPORT），是理货长向船方报告各舱货物装卸进度的单证；
待时纪录（STAND-BY TIME RECORD），是记载由于船方原因造成理货人员停工待时的证明；
货物溢短单（OVERLANDED/SHORTLANDED CARGO LIST），是记载进口货物件数一致或短少的证明；
货物残损单（DAMAGED CARGO LIST），是记载进口货物原残损情况的证明；
货物积载图（STOWAGE PLAN），是出口货物实际装舱部位的示意图；
还有分港卸货单、货物分舱单、复查单、更正单、分标志单、查询单、货物丈量单合理或证明书等单证。
（二） 分票和理数
1、 分票
分票是理货员的一项基本工作。分票就是依据出口装货单或进口舱单分清货物的主标志或归属，分清混票和隔票不清货物的归属。分票是理货工作的起点，理货员在理数之前，首先要按出口装货单或进口舱单分清货物的主标志，以明确货物的归属，然后才能根据理货数字，确定货物是否有溢短、残损，进行处理。分票也是提高货物运输质量的重要保障。
卸船时，如理货人员发现舱内货物混票或隔票不清应及时通知船方人员验看，并编制现场纪录取得船方签认，然后指导装卸工组按票分批装卸。
2、 理数
理数是理货员的一项最基本的工作，是理货工作的核心内容，也是鉴定理货质量的主要尺度。理数就是在船舶装卸货物过程中，记录起吊货物的钩数，点清钩内货物细数，计算装卸货物的数字，称为理数（count），亦称计数。
理数的方法：发筹理数、划钩理数、挂牌理数、点垛理数、抄号理数、自动理数等。其中自动理数是一种用科学仪器作为工具的理数方法。目前在世界上最普遍使用的理数工具，就是在运输带上安装一个自动计数器。最近，在美国已开始在起重机上安装自动计数器，这将给理货工作带来方便，是理货工作朝着科学化、现代化方向迈出的一大步。
3、 溢短货物
溢短货物是指船舶承运的货物，在装运港以装货单数字为准，在卸货港以进口舱单数字为准，当理货数字比装货单或进口舱单数字溢出时，称为溢货（OVER），短少时，称为短货（SHORT）。在船舶装卸货物时，装货单和进口舱单是理货的唯一凭证和依据，也是船舶承运货物的凭证和依据。理货结果就是跟装货单和进口舱单进行对照，来确定货物是否溢出或短少。货物装卸船后，由理货长根据计数单核对装货单或进口舱单，确定实际装卸货物是否有溢短。
（三） 理残
凡货物包装或外表出现破损、污损、水湿、锈蚀、异常变化等现象，可能危及货物的质量或数量，称为残损（damaged）。理残是理货人员的一项主要工作。其工作内容主要是对船舶承运货物在装卸时，检查货物包装或外表是否有异常状况。理货人员为了确保出口货物完整无损，进口货物分清原残和工残，在船舶装卸过程中，剔除残损货物，记载原残货物的积载部位，残损情况和数字的工作叫理残，亦称分残。
意外事故残损指在装卸船过程中，因各种潜在因素造成意外事故导致货物残损。这类残损责任比较难以判断，容易发生争执，对此理货人员就不要轻易判断责任方。
自然灾害事故残损指在装卸船过程中，由于不可抗拒因素造成自然灾害给货物带来的残损。如突降暴雨，水湿货物，对此理货人员要慎重判断责任方。
（四） 绘制实际货物积载图
装船前，理货机构从船方或其代理人取得配载图，理货人员根据配载图来指导和监督工人装舱积载。但是由于各种原因，在装船过程中经常会发生调整和变更配载。理货长必须参与配载图的调整和变更事宜，在装船结束时，理货长还要绘制实际装船位置的示意图，即实际货物积载图。
（五） 签证和批注
理货机构为船方办理货物交接手续，一般是要取得船方签认的，同时，承运人也有义务对托运人和收货人履行货物收受和交付的签证责任。当然如理货机构是个公证机构，那末它的理货结果就可不经船方签证而生效。但目前我国还没有这样做。因此我们讲，船方为办理货物交付和收受手续，在理货单证上签字，主要是在货物残损单、货物溢短单、大副收据和理货证明书上签字，称为签证。签证是船方对理货结果的确认，是承运人对托运人履行义务，是划分承、托运双方责任的依据，是一项政策性和实践性较强的业务。它关系到船公司、托运人和收货人的经济责任和经济利益，也关系到理货机构的声誉和影响。前者不仅仅要求船方在理货单证上签字，而且要在理货结果准确无误的前提下，提请船方签字。签证工作一般在船舶装卸货物结束后、开船之前完成。我国港口规定，一般不超过船舶装卸货物结束后两小时内完成。
在理货或货运单证上书写对货物数字或状态的意见，称为批注。按加批注的对象不同，批注可分为船方批注和理货批注两类。
船方批注是船方加的批注，一般加在理货单证和大副收据上。理货批注一般可分两种情况，一种是在装货时，理货人员发现货物外表状况有问题，发货人又不能进行处理，而又要坚持装船，这时理货人员就得如实批注在大副收据上。还有发现货物数字不符，而发货人坚持要按装货单上记载数字装船，理货人员也应在装货单上按理货数字批注。有时还有如实批注货物的装船日期等内容。另一种是在卸货时，理货长对船方加在理货单证上的批注内容有不同意见，经摆事实，讲道理后，船方仍坚持不改变批注内容。这时，理货长可在理货单证上加放不同意船方批注内容的反批注意见。
批注的目的和作用，一是为了说明货物的数字和状态情况，二是为了说明货物的责任关系。
（六） 复查和查询
1、 复查
处理卸港理货数字与舱单记载的货物数字不一致，国际航运习惯做法是，船方在理货单上批注"复查"方面的内容，即要求理货机构对理货数字进行重新核查。所以，理货机构采取各种方式对所理货物数字进行核查，以证实其准确性，称为复查。复查的另一个含义，还包括理货机构主动进行的复查，即当理货数字与舱单记载的货物数字差异比较大时，为确保理货数字的准确性，在提请船方签证之前，往往要对所理货物进行复核。复查的方式有重理、复查、查单、查账、调查、询问。
2、 查询
船舶卸货发生溢出或短少，理货机构为查清货物溢短情况，向装港理货机构发出查询文件或电报，请求进行调查，且予以答复；或在船舶装货后，发现理货、装舱、制单有误，或有疑问，理货机构向卸港理货机构发出查询文件或电报，请求卸货时予以注意、澄清，且予以答复；或船公司向理货机构发出查询文件或电报，请求予以澄清货物有关情况，且予以答复。以上统称为查询。