3.4.1 OA概念及其发展
办公自动化（OA）是指办公信息处理的自动化，人们利用先进的技术，将各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，从而达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。
办公自动化的内涵是随着时间不断丰富起来的。办公自动化由20世纪70年代末80年代初在我国提出，到现在已有了近二十年发展历史。最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。接着，办公自动化指的是用电脑进行文书存储、排版、及输出工作，用电脑对人事、财务等进行管理。
现代的办公自动化系统观点认为：办公自动化实际上是人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递与处理及其活动的协调，从而达到一个组织整体目标的过程。传统的办公自动化多指字处理系统、轻印刷系统、文档管理系统，无法实现信息的共享、交换、传递，无法实现单位、企业内部的协调，难以对非文本的如声频、视频、图形、扫描图像等多媒体信息、超文本信息进行有效的处理。同时，传统的电子邮件系统没有对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的情况、不同的工作状态采取不同的措施、更好地跟踪事务的处理过程。因此，现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能，提供协同工作的环境。从这个意义上说，现代的办公自动化系统的作用相当于动物或人类的神经系统。目前成熟的基于客户机/服务器结构的电子邮件系统和协作系统，较先进的Intranet/Internet（Web）方式的办公自动化系统，都是企业数字神经系统的重要组成部分。
3.4.2 OA的建设
1．OA硬件购置
OA硬件主要包括以下内容：办公信息的输入、输出设备，如打印机、扫描仪、麦克风、音箱、手写笔、键盘等；信息处理设备，指各种个人计算机、工作站或服务器等；信息复制设备，指复印机、磁盘、磁带、光盘刻录机等；信息传输设备，指电话、传真机、计算机局域网、广域网等；信息存储设备，如硬盘、ZIP、光盘存储系统等；其他辅助设备，如交通工具、空调、碎纸机、传呼设备等。
现在办公自动化软硬件的品种越来越多，功能越来越强，性能越来越先进，如信息输入可以实现语音输入，扫描仪可以实现对实物的扫描，它们为实现最终的无纸办公创造了条件。此外，国内INTERNET、CHINANET、邮电通信网如DDN等的建设与发展，都为办公自动化的发展创造了前所未有的条件，使网络化的办公自动化成为可能。
企业可以结合实际进行硬件的选择。先进的设备只是办公自动化的物质基础，我们还需要功能全面的办公自动化软件。
2．OA软件购置
我们可以将办公自动化软件分为工具与平台软件以及系统级应用软件两大类。
OA工具及平台软件，主要包括：WPS文字处理软件、现在的Office套装软件（含Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook）、Lotus系统、WPS、IBM的中文语音识别录入软件、OCR汉字识别软件、汉王等手写输入系统以及MS Exchange的消息系统等。这些软件作为办公自动化应用的平台或工具，解决个体的办公自动化是不成问题的，但要实现全员的信息的交流、交换，工作的协同，则还不够。还需办公自动化系统级应用软件。
办公自动化系统级应用软件是一种大型的综合型办公自动化软件系统，需要由办公自动化方案提供商在确定的平台上，按用户的具体情况量身开发。而现在，市面上已经逐渐出现了通用的商品化办公自动化软件产品，用户只需要购买回来就可以实施（如开思的OA R5，是功能全面、适用性强和方便易用的办公管理应用软件），这样可以节省大量的时间及开发资金，并避免开发风险。
3．OA对办公人员的素质要求
系统的实施最终还是要以人为核心，OA对办公人员的素质有一定的要求。以往的办公自动化是个体工作的自动化，不要求所有的办公人员都要懂得办公设备的使用，懂得电脑的操作，懂得电脑打字。这些工作，由秘书或文员来完成就可以了。那时，要全员学会电脑的操作（如DOS、WPS），学会汉字输入，还真不容易，这就使得许多人被拒之于办公自动化大门之外。现代的办公自动化系统则通过计算机网络将所有员工联系起来，通过网络来完成大部分的办公工作，是一种全员化的办公自动化。这就要求所有人员，上至领导，下至各级员工，都会使用电脑，否则，办公自动化就无法进行。庆幸的是，随着计算机技术的发展，现代办公自动化系统的功能越来越先进，但使用起来却越来越简单。尤其是最先进的Web方式的办公自动化系统，办公人员只要能掌握简单的Windows和Web的操作，基本上就能应付所有的计算机应用了。汉字输入的问题，可借助准确、快速的笔式、声音、扫描录入设备来解决。但是，为了彻底保障办公自动化的成功实施，对全体员工计算机相关培训的工作，仍然需要列入办公自动化的实施计划中。
3.4.3 电子商务环境下的办公自动化产品发展
基于企业的内部网络，可以实现一台电脑的资源被网络上其他用户所共享，通过办公自动化系统，实现信息的及时上传和下达，以协调各方面工作。 同时，电子商务也给办公自动化赋予了新的内容。电子商务并不仅仅是建网站，宣传企业的产品和形象，也不仅仅是在网上销售产品，其更重要的一个功能是通过网络实现企业的业务流程。因此，利用网络处理业务数据就成为办公自动化系统发展的重要内容。
目前，办公自动化产品主要有两种典型的应用系统。一是Microsoft公司的Office系列产品，主要是基于组件思想的应用软件，包括字处理、图表和桌面数据库等产品；另一类是Lotus公司的Lotus系列产品，是基于群件的应用系统，包括前端的Lotus1-2-3，用于字处理和图表处理，还包括一个Lotus Domino办公自动化应用服务器，可在其上开发各种具体的办公自动化应用，如电子邮件发送、文件传递等，并可实现与Office系列产品无缝集成。因此，采用Microsoft公司的Office系列产品面向桌面应用，采用Lotus公司的Lotus群件系统面向全局的办公自动化应用开发，是目前典型的企业办公自动化系统构建方案。
莲花软件公司（Lotus）2000年在中国推出了强调以知识管理为核心的“第三代办公自动化”新观念，并已经为用户提供了基于这一新观念的成熟产品与技术。产品中提供的业务系统集成功能，能确保用户在办公自动化应用过程中便捷地查询、利用企业的业务数据，将知识的创造与发布同企业的业务流程相结合，并集成到办公自动化系统中，不仅可以节省大量开支，更重要的是能够产生巨大的价值，通过知识管理实现对业务流程中无序的知识进行系统化管理，在办公自动化系统中实现知识共享和再利用，从而提高业务水平和效率。
此外，随着企业业务的不断扩展以及企业经营与国际的接轨，构建基于Intranet/Extranet的办公自动化系统，实现远程办公、远程会议以及无线连接的数据传输，也是今后发展的主要方向之一。