1.3.1 信息管理的概念
1．管理的概念
管理是人类一种广泛的社会活动，是一个动态、发展的概念。随着人类社会的不断发展和进步，人类的活动向广度、深度进一步推进，管理工作的重要性日益显著，管理的概念在含义、内容和方式上也随之发生深刻的变化。在现代管理中，通常理解的管理的概念是：管理就是通过决策、计划、组织、指挥、控制等一系列职能活动，合理配置和优化运用各种资源，以达到提高活动效率，实现既定目标的过程。信息是管理的基本手段和工具，也是使各项管理职能得以发挥的重要前提。从本质上说，管理就是通过信息协调内部资源、外部资源与预定目标的关系，从而实现系统的功能。因此，管理的水平与效能同管理过程中流动着的信息的质、量以及利用水平都有着密切的联系。
2．信息管理的概念
"信息管理"这个术语自20世纪70年代在国外提出以来，其使用频率越来越高。
但对其概念的理解，无论是国内还是国外都有多种不同的阐述。例如：
信息管理是为各行各业各部门收集、整理、存储并提供信息服务的工作。
信息管理是指信息社会实践活动过程的管理，是运用计划、组织、指挥、协调、控制等基本管理手段，对信息进行收集、检索、研究、报道、交流和提供服务的过程，是一种有效地运用人力、物力、财力等基本要素，以期达到实现总体目标的社会活动。
信息管理是对信息的管理，即对信息进行组织、控制、加工、规划等，并引向预定目标的活动。
信息管理不单是对信息的管理，而是对涉及信息活动的各种要素进行合理地组织和控制，以实现信息和有关资源的合理配置，从而有效地满足社会的信息需求的过程。
信息管理作为一种系统，既包含对信息的收集、加工、存储、报道、传递等业务的管理，同时也包含对计算机硬件和软件应用开发，对通讯技术和新发展起来的多媒体技术等应用开发业务的管理。
以上对于"信息管理"的理解都基于不同的角度，若仅仅立足于现代企业，且从企业生产经营的最终目的是创造利润这个角度思考，则信息管理的概念可以这样理解：信息管理是指在企业的生产经营过程中，对信息收集、加工、存储、交流、分析利用活动进行决策、计划、组织、指挥、协调、控制，由此实现企业对人力、物力、财力等基本要素的合理配置，以期达到企业经营的最终目标的过程。
在这里信息管理的对象是信息活动本身及其信息活动中的各要素，包括信息、设备、机构、技术、人员、资金、体制等。对于企业来说，信息管理对象就是各类资源的开发活动，如上所述的信息技术资源的开发活动、信息内容资源的开发活动以及相关的人力、物力、财力等资源的开发活动。通过对其中各要素的协调与控制，以及对各类要素资源的合理配置，使信息开发活动保持在顺畅运行状态。
信息管理的目标是最大限度地发挥信息资源作用，有效地满足各种信息需求，有效地解决信息无序化与需求的特定性（特定的人对特定的时间、特定的地点、特定内容信息）之间的矛盾。对企业来说，就是要满足为创造企业利润所必须的各种信息需求。此外，信息管理的目标不仅要有效地利用现有的信息资源，而且要挖掘潜在的信息资源。比如在以用户需求为导向的市场竞争环境中，用户的现实需求固然重要。但是，作为一个意欲在市场竞争中处于不败地位的现代企业，如何研究并发现人们的消费欲望，解决怎样使人们愿意消费企业正在产生的产品，根据分析怎样有效地引导用户的消费行为等，也是信息管理需要解决的问题。
决策、计划、组织、指挥、协调、控制则是信息管理的基本手段。其中决策就是要对多个方案进行抉择。在企业的信息管理中，有太多的方案需要决策者定夺，比如企业是直接进入电子商务系统建设，还是先建设ERP、CRM、网站等独立系统，以后再慢慢衔接？又如ERP系统应该选哪家的产品才最符合本企业的需求？其中计划是指对信息事业发展战略目标与主要任务作出具体安排和实施细则，包括经费预算、综合平衡、空间布局、结构设计、方案调整合系统评价等；其中组织是指领导并组织力量对规划计划进行实施，包括建立与调整组织机构、人员调配、计划调度、配套制度建设以及指导、宣传、激励和奖励等。指挥是指通过职能作用形成强有力的指挥系统，发布指令性计划和各种强制性命令，使各个环节的信息活动步调一致、相互配合，确保系统运行的连续性和效能性；协调是指信息内部机制和外部环境的协调性，包括对信息系统各个要素、层次与外部环境的关系的协调活动，使信息系统适应变化了的社会环境和客观条件；控制是指对信息系统运行的控制，避免偏差，保证系统按照预定要求正常运转，以达到计划确定的结果。其中，最核心的最关键的是计划。计划是构成企业信息管理成功与否的主体因素，因此，强化企业信息管理计划是十分重要的。
1.3.2 信息管理的三维层次
1．技术管理层
技术层次的信息管理主要是指对信息业务的管理，对于企业来说主要包括各职能部门内部、各职能部门之间信息的收集、处理、存储、传递等业务管理；包括企业与外部环境发生的信息的收集、交互、处理、存储、传递等业务管理；还包括用于企业内部交互使用的Intranet（企业内部网）、外部交互使用的Extranet（企业外部网）以及面对公众的Internet（因特网）等信息系统的管理，以及包括为适应现代企业管理的OAS（办公自动化系统）、ERP（企业资源计划）、CRM（客户管理系统）等系统的运行管理。
随着信息技术的飞跃发展，信息技术在信息管理中的作用日益突出，以计算机管理系统为核心的信息技术成为信息管理的中心。可以说中国企业最早接触信息管理概念便是从计算机管理系统开始，从最早的电子数据交换，到最新的CIMS（计算机集成制造系统）、ERP、CRM乃至今天的因特网、内联网、外联网，这些信息技术无不对企业的经营观念、组织结构、业务流程产生重大影响。
因此，在此意义上理解，企业信息管理在技术层次上更多的需要从信息技术角度出发，研究新技术的发展方向，研究如何借助最新的科学技术尤其是信息技术实现对信息业务的有效管理。在具体的企业信息系统构建过程中，还需要更多地考虑技术方案的选型，信息系统运行管理等一系列具体的技术问题。
但是，在竞争形势愈来愈严峻，知识、信息在经济活动中作用愈来愈重要的今天，人们对企业的信息管理认识的重心又开始偏向了信息内容资源在企业管理业务中的应用。近一二十年来信息化建设失败与成功的案例，使人们认识到，利用现代信息技术手段来处理管理中大量急需解决的信息获取问题，显得愈来愈重要。关于这一点，可以从后面的章节中看到，CIO（首席信息主管）已经不能再将他的视野局限在信息系统的管理中，而必须扩展到企业的整体信息资源的管理上，尤其是将更多地涉及企业经营中的信息处理、分析、利用问题，否则这个岗位将被考虑是否有设置的必要。
因此，在此意义上来认识现代企业信息管理的技术层次，应该将其定位在利用现代信息技术对企业信息业务实现优化管理的技术问题解决上。这里的技术不是单纯的信息技术，还包括如何组织、传播、利用信息的业务技术。
2．人文管理层
人文层次的管理是指从人文和社会角度出发，研究信息管理活动过程的内外因素的作用和影响，为保障信息活动的顺畅而开展的对人力资源和社会环境要素进行的管理。对于企业来说，具体涉及各类信息保障制度的建立，各类人员激励制度的建立，信息的知识产权保护策略的选择，国家信息政策法规的遵守，社会信息环境的适应等。在实际操作中，这部分内容将融于企业的整个管理体系共同运作。
信息技术是支撑信息活动的有力工具，它能够帮助企业将准确的信息及时地提供给有需求的用户，这些信息有助于人们尽可能地作出适应社会需求的最好的决策。这是不是意味着拥有和共享信息技术构造的信息管理结构，企业就可以达到信息管理的目标？显然，答案是否定的。因为归根到底，技术只能是一种工具，它必须由人来驾御，必须靠用户需求来驱使，靠社会环境来支撑。网络环境下信息活动的实践证明：没有人的积极参与和创造力的发挥，再好的技术也如同虚设；没有政策法规与信息制度的保障，再好的信息管理结构也不能产生应有的效益；没有社会信息环境的支撑，再先进的技术构成的信息管理活动也无法安全有序地运作。随着企业对信息利用效益需求和对信息安全保障性要求的提高，对人文层面上开展的信息管理已成为企业信息管理的重要内容。
3．经济管理层
经济层次的管理是指从经济角度出发，研究管理活动要素投入的效益、生产的信息、产品的经济价值和作用，信息产品的流通及范围，以及对信息活动的资金筹措、资金核算、资金运作监督管理等内容。对于企业来说，重要的是信息活动的经费投入决策、使用监督以及绩效管理。目前，很多企业要么不愿投入过多的经费，因为信息活动不能立即见到效益；要么只投入却不注重后期的信息系统运行的绩效管理。
无论是提供足够经费的企业，还是无力或根本不予投入经费的企业，常常忽略经济层次的信息管理，认为这个层次的信息管理比起企业生产经营的经济管理难以把握和操作。例如计算机设备配置了，网络搭建好了，管理软件也买好且配套安装了，然而这些技术和工具不会用，或很少用，或用了不产生效益。这在技术层次和人文层次上都能找到其中的管理原因，然而我们的企业却很少这么做。
管理是效益产生的手段和工具，运用管理手段能够使经济发挥其最大的效益。在网络环境需要企业高投入建造信息化工程时，加强经济层次的信息管理是企业信息管理活动有效运行的前提与根本。
1.3.3 信息管理的发展
信息现象纷繁复杂，零乱无序，而人们对信息的需求是特定的、有序的，其间形成了尖锐的矛盾。对信息进行有效的管理，满足人们的需要，就成为惟一的解决方法。因此可以说，信息管理是伴随着人类社会对信息的使用而产生和发展的。信息交流是人们使用信息的基本方式，自从有了人类活动，就有了信息交流行为，也就有了社会信息管理活动。人类社会的信息管理最早可以追述到远古时期。这一时期信息管理的主要特征是：信息交流活动是自发的、无组织的，信息记载材料是天然的，信息记录方法是手工的。由于信息活动主要集中在个体层次上，社会信息量不大，信息管理活动也是零星的、片段的，主要是对信息载体进行封闭式的物理管理，而后信息管理主要集中在文献管理领域。由于近代工业技术的进步，使得记录各类信息的文献的生产效率得到提高，人类信息交流愈来愈频繁；这一时期信息管理的主要特征则表现为以文献信息为中心，以解决文献资料的收集、整理、保存与传播报道问题为主要任务，管理手段基本上是以人力和手工为主并辅以部分机械化作业。随着现代信息技术的发展与现代管理理论的发展，20世纪下半叶以来信息管理又经历了两个发展过程。
1．以技术为中心的信息管理
20世纪50年代计算机在数据处理技术上的突破，将计算机应用从单纯的数值运算扩展到数据处理的广阔领域，为计算机在信息管理方面的应用奠定了基础。以计算机技术为基础的各种信息管理系统应运而生，管理的目标是技术效率和控制，管理的方法有集中的数据处理部门的出现、电子通信协作者和管理者的出现、文字处理中心和独立工作站的出现、复制中心和独立单元的出现。如50年代出现的电子数据处理系统（EDPS，Electric Data Processing System），60年代兴起的管理信息系统（MIS，Management Information system），70年代产生的决策支持系统（DSS，Decision Support System）和办公自动化系统（OAS，Office Automation System）等等。由此形成了这一阶段的信息管理特点：即以计算机技术为核心，以管理信息系统为主要阵地，解决大数据处理和检索问题为主要任务。
这一阶段的信息管理过分依赖信息技术，虽然信息技术的应用推动了企业一类组织的信息化进程，但是忽略了企业组织在进入战略决策高层管理之后更需要的是信息内容资源的利用，技术仅是解决问题方案的一部分，仅仅是一个手段而已。
2．以竞争战略决策为目标的信息管理
随着经济的发展和竞争的加剧，人们愈来愈意识到合理开发与利用信息内容资源对增强组织竞争实力、获得竞争优势的重要性。因此，将信息资源作为一种经济资源、管理资源、竞争资源的新观念在20世纪70年代末80年代初被人们提了出来。人们愈来愈认识到，人类开发信息管理系统的根本目的是为了更好地利用信息资源，提高决策水平。因此，信息技术与现代信息资源管理观念的结合，促进了以竞争战略决策为目标的信息管理战略的形成。这就是如何利用现代信息技术，合理开发与利用信息资源，由此增强竞争实力，获得竞争优势的战略。以资源为主体、以竞争战略决策为目标的信息管理是在技术管理的基础上，由社会经济发展需求的推动而产生的。与以技术为中心的信息管理的区别在于：强调信息在战略决策和战略规划等高层管理上发挥资源的作用；强调信息管理不能单靠技术因素，还必须重视将经济和人文因素结合起来共同管理。管理方法包括传统资源管理技术、信息技术的水平管理、商业规划和信息资源规划。如80年代末期，一种体现信息资源管理思想的新一代信息管理系统--战略信息系统（SIS，Strategic Information System）获得了发展，使信息资源管理的理念得到了深入人心，而且用于企业的信息管理活动中，指导着企业的实践。如美国的学者J.C.Kresslein强调：信息资源管理是一种对改造机构的生产率和效率有独特认识的哲学。同时，在战略管理决策的目标驱动下，支撑信息资源管理的数据库技术、数据仓库技术得到了研究与实践，集成企业内外信息资源、融合原有信息系统的信息技术解决方案得到了开发和应用。企业信息管理进入了一个重视信息内容挖掘、全盘协调各种因素的崭新阶段。这一阶段信息管理的特点是：以信息资源为中心，以战略信息系统为主要阵地，以解决信息资源对竞争战略决策的支持问题为主要任务，以网络化为基本管理手段。
1.3.4 信息管理与信息资源管理、知识管理
1．信息管理与信息资源管理
（1）信息资源管理是信息管理的发展
如前所述，信息资源管理（Information Resources Management，IRM）概念首先出现于20世纪70年代后期的美国。它是由计算机的应用所引发的信息理论与管理理论相结合的产物，是信息活动实践发展到信息处理自动化和信息传递网络化时期，为加强对信息资源的集中统一管理，因工商企业管理和政府部门文书管理领域的实践需要而引发的新的概念和理论。
相对信息管理概念而言，信息资源管理更多地体现出一种思想，它更强调将信息看作是一种资源，它的管理思维更加接近于资源管理思维，强调资源的集成管理、综合利用与合理配置。信息资源管理的提出，充分说明了现代管理活动对于信息资源的高度重视，标志着信息管理自此进入了一个新的发展阶段。
（2）信息资源配置是信息资源管理的核心内容
信息资源同其他资源如人力资源、物质资源、资金资源一样，也有一个合理配置的问题，特别是随着网络化时代的到来，信息资源的合理配置问题变得更为突出。而信息资源共享可以说是同一问题的另一个方面，它是信息资源管理的出发点和归宿点。事实上，信息资源的合理配置和共享是信息资源管理的核心要求。
信息资源的配置是指信息资源在时间、空间和数量三个方面的有效配置。时间上的配置是指信息资源在过去、现在和将来三种时态上的配置。由于信息资源具有很强的时效性，因此它在时间上的配置对其效益的发挥有极大的影响。信息资源的空间配置是指信息资源在不同部门（产业部门、行为部门以及行政部门等）和不同地区间的分布，它实际上就是信息资源在不同使用方向上的分配。信息资源数量上的配置包括存量配置与增量配置两个方面，也就是对已存在的信息资源和不断开发的信息资源进行配置。信息资源在时间、空间和数量上各种组合的配置结果，形成各种各样的信息资源结构。信息资源结构合理与否取决于信息资源的配置是否合理，而这又最终影响着信息资源的共享状况。
从信息资源配置概念分析中，可以概括出企业信息资源配置的目标在于：通过对企业内部网、外部网、因特网上的各类信息系统的协调与控制，各类信息系统资源的合理规划与配置，逐步形成一个互通有无、互相补充、方便使用的信息资源共享体系结构，从而在有限的客观条件下，利用群体优势，以尽可能小的投入发挥尽可能大的各类信息资源的整体效益。比如建设自己的资源（ERP\CRM……）与现有的资源利用（网上各类数据库、各类机构网站资源…）相结合，软件系统的配置与内容资源配置相结合，历史数据存量配置与动态配置相结合，从而形成较为合理的企业信息资源结构。
2．信息管理与知识管理
（1）什么是知识管理
知识管理是一种对知识资源的管理，是运用集体的智慧通过对隐性知识（存在于人们的脑海里的知识）和显性知识（存在于数据库中或被印刷于纸上的知识）系统开发和利用，来改善和提高部门组织的创新能力、反应能力、工作效率和技能素质，实现信息技术和人的创造、创新能力的有机结合。
创新往往是企业保持长久竞争优势的主要源泉。为此，要经常鼓励和培育新思想、新主张，最大限度地把企业职工聚集到献计献策和通力合作的论坛中来，共同创建新的产品和服务。对于许多企业来说，一个很重要的问题就是如何使员工跨越时间和地理上的界限，进行集体讨论，交流思想，共同创造新的产品和服务。
反应能力是针对企业市场变化环境而言的。知识管理能够根据需要调度人力和信息资源对不测事件作出有效的反应，能够迅速协调各种资源对用户和事件作出反应。例如企业可以通过集中其人力资源和智力资源，在短时间内提出满足用户的某些特殊要求的解决方案。
（2）信息管理与知识管理比较分析
十几年前，人们在传统的企业管理基础上发展了企业的信息管理，今天，企业又在从信息资源开发走向知识资源开发，从信息管理走向知识管理。那么信息管理与知识管理究竟有何差异，许多专家、学者和企业界人士从多方面进行了广泛而深入的探讨。比如，有人认为知识管理是指一种信息管理策略与理论，它标志着人类的信息管理活动进入了一个新时期；知识管理在历史上曾被视为信息管理的一个阶段，近年来才从信息管理中孵化出来，成为一个新的管理领域。这两种观点可称之为阶段说。又有人认为知识管理可理解为信息管理，它涉及信息管理系统的构架建设、人工智能、创新工程和群件等，这种观点可理解为等同说。还有人认为与知识管理相比，信息管理只是其中的一部分，信息管理侧重于对信息的收集、分析、整理与传递，而知识管理则是对包括信息在内的所有无形资本进行综合决策，并实施管理，这种观点可称之为包含说。
在此，结合武汉大学信息学院教授邱均平的看法，对信息管理与知识管理之间的异同做一个具体的分析。
① 从对知识内容处理的相关性来看，信息管理关注的一个重要内容就是对记录在公开载体上的知识的管理，比如对载有人们创作的知识作品的期刊、研究报告、会议文献、专利文献等进行组织与传播（如图书馆、当今的网上文献数据库站点都有此功能）；而知识管理则关注如何最及时而最有效地传输用户所需的知识以提高组织整体的创新能力、反应能力、工作效率和技能素质。其中不但涉及记录在载体上知识内容的管理，更重视人脑知识的挖掘、引导、共享并服务于组织的目标。信息管理与知识管理的共同之处是它们都将紧密依赖于现代信息技术来处理记录在载体上的知识内容，如存储、检索、数据挖掘。但知识管理更加突出以信息处理为工具来实现对知识（人的大脑中的和记录在载体上的）的挖掘与利用，突出寻求信息处理能力与人的知识创新能力的最佳结合，以在整个管理过程中最大限度地实现知识共享。
② 从管理的活动内涵来看，知识管理的内容范围远远大于信息管理。知识管理关注的是智力管理，其中必然包含隐性智力的管理与显性智力的管理。从内涵范围来看，知识管理是一种激励创新并实现市场价值的战略思想，是一种通过集体智慧与知识共享来提高竞争力的过程，同时也是一种可以操作的技术手段；而信息管理主要涉及一种构建智力库的过程。从另外一个角度来看，知识管理的一个重要内容就是对人力资源的管理。著名的知识学教授Ikujiro Nonaka曾说："只有人类才能在知识创新的过程中扮演核心角色，无论计算机的信息处理能力有多大，它们终究不过是人类的一种工具"。可见，人既是知识创新的主体，又是知识的载体，因此说对人的管理（即人力资源的管理）是知识管理的核心内容。
③ 从目标与功能来看，现代信息管理的目标是合理配置信息资源，最大限度利用信息资源，以满足用户对信息的各种需求；而知识管理的目标是最大限度地挖掘和利用组织内外的知识财富与信息资源，增强和提高组织整体的竞争力和综合实力，实现组织经营、管理的战略目标。信息管理的功能是对信息资源的收集、加工、整序、存储、传播与分析利用的业务过程，以及对信息业务运作的基础平台--信息系统的开发进行决策、计划与组织、协调；而知识管理则主要涉及知识的外化、内化、中介和认知等功能。这里，知识管理与信息管理的差异主要体现在因前者具有"活知识"的管理性质而带来的管理功能上的差异。
④ 从实施过程对相关技术与相关理论的依赖性来看，20世纪90年代的信息资源管理是沿着集成信息技术--信息高速公路--因特网的轨迹发展的，它不可避免地带有浓厚的技术色彩，所以现代信息管理不仅将涉及管理理论而且将更多地涉及信息技术作为其支撑基础。而知识管理则要复杂得多，涉及价值观问题、权益平衡问题、契约问题等，因而不仅需要管理理论、信息技术为支撑，还需要价值理论、伦理理论、产权理论、交流理论、学习理论等来共同构建。
⑤ 从业务流程来看，信息管理主要是信息的组织、控制与利用过程，是根据规范和指令对信息加以处理。知识管理业务则涉及发现知识、交流知识、应用知识（既包含显性知识，又包含隐性知识），其中包括信息管理过程、激励过程、契约构造过程、权利维护过程等；其中隐性知识的发现与发掘技术、知识资本权益的分配与平衡机制、知识管理的各种法制建设等，将成为知识管理操作中亟待解决的问题。另外，如果说CIO的工作重点是信息与技术的开发和利用，那么CKO（Chief Knowledge Officer：企业知识主管）的工作重点则是推动创新和培育集体创造力。因而与CIO相比，CKO的工作更具有综合性与复杂性。